La planificación de grandes eventos no es una tarea sencilla y requiere de tiempo. Ya sabes, las prisas no son buenas consejeras. Tanto si pretendes organizar una boda como una convención de la profesión médica necesitarás como mínimo seis meses para tenerlo todo atado. Para ello, debes tener claro los pasos básicos para empezar con la planificación de eventos.
Check-list para una buena planificación de grandes eventos.
¿Por qué necesitas tiempo para la planificación de grandes eventos?
- Hay que tener claro el presupuesto
- Número de asistentes
- Definir la fecha del acto
- Buscar el lugar ideal para la celebración
- Encontrar patrocinadores
- Realizar un timing y un planning
- Buscar presentadores y ponentes
- Redactar email con un texto bonito y enviar invitaciones
- Vender las entradas
- Tener un plan B
Hay muchas cosas que necesitas preparar antes de la celebración del acto. Así que será de vital importancia que te pongas una fecha tope para la planificación de cada uno de los puntos que hemos visto anteriormente. Solo así evitarás tener un susto de última hora por no terminar algo a tiempo.
El presupuesto
Lo primero y más importante es conocer el presupuesto con el que cuentas. Dependiendo del número de asistentes podemos determinar la envergadura del evento y el presupuesto final. Sin un presupuesto establecido no puedes empezar a buscar el lugar del acto o los ponentes. Puede que tengas en mente el lugar perfecto para la celebración del evento y a los ponentes más prestigiosos del sector. Pero, ¿Y si no tienes dinero suficiente?
Lo primero y más importante es conocer el presupuesto con el que cuentas. Dependiendo del número de asistentes podemos determinar la envergadura del evento y el presupuesto final. Sin un presupuesto establecido no puedes empezar a buscar el lugar del acto o los ponentes. Puede que tengas en mente el lugar perfecto para la celebración del evento y a los ponentes más prestigiosos del sector. Pero, ¿Y si no tienes dinero suficiente?
Fecha y lugar del acto
Una vez tengamos claro el presupuesto con el que contamos, nos pondremos manos a la obra en busca del lugar idóneo para la celebración de nuestro acto. Aquí, una vez más, la fecha de celebración será clave. Puede que tengas claro el lugar, pero que preguntes su disponibilidad y te lleves una decepción. Por ello, cuando antes sepas la fecha de celebración, antes podrás poner cerco al lugar soñado.
Patrocinadores
Todo acto de gran envergadura necesita patrocinadores. Márcate una fecha tope para encontrar los patrocinadores correctos. Ten en cuenta que si se trata de un evento importante en el sector serán muchas las marcas que se ofrecerán para patrocinarlo. Aquí será también muy importante las herramientas marketing que uses para atraer anunciantes. Además, esto también va a marcar el presupuesto final con el que vas a contar para la planificación del evento.
La agenda o programa
Tenemos el presupuesto, la fecha y el lugar del evento y hasta los mejores patrocinadores. Es hora de ponerse manos a la obra en la confección de la agenda y el programa del evento. Una vez más vamos a establecer una fecha tope, más allá de esta fecha no podremos hacer modificaciones.
Presentadores y ponentes
En la confección del programa entran en juego los ponentes. En unas jornadas, seminarios o conferencias es importante tener atados a los ponentes con meses de antelación. Puede que falle alguno a última hora, por ello te recomendamos que siempre cuentes con una lista de posibles reservas.
También es importante que los ponentes envíen el guion de su ponencia con semanas de antelación. Así, los presentadores podrán ligar las diferentes ponencias en su discurso y los organizadores planificar el programa. Una vez tengamos esto llega la hora de preparar las invitaciones o poner las entradas a la venta.
Inscripciones, invitaciones y entradas
Va a depender en gran medida de la temática del evento. Si estás organizando una convención o unas conferencias tendrás que marcarte un tiempo para que la gente pueda inscribirse, si se trata de un acontecimiento gratuito, o comprar entradas si estamos hablando de un evento que requiere realizar un pago para asistir.
Cuando se prepara un gran evento lo ideal es informar de este con meses de antelación y, cuando se acerque la fecha, hacer recordatorios. De lo contrario, puede que la gente interesada se olvide y ya tenga otros planes. La invitación formal debes hacerla un mes antes de la fecha de celebración. Aproximadamente diez días antes, envía un recordatorio.
Tener siempre un plan B
Cuando se trata de la planificación y organización de grandes eventos es habitual que surjan imprevistos de última hora. Por ello debes tener siempre un plan B, guardarte un as bajo la manga te ayudará a tener más confianza y que nada quede al azar.
Como ves, el tiempo es fundamental en la planificación de grandes eventos. Seguir todos estos puntos y marcarse una fecha tope resulta fundamental para que la organización de eventos y convenciones sea un éxito rotundo.
